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Ufficio condiviso o co-working: come il professionista può risparmiare sullo studio

by Andrea Saporetti
on Luglio 22, 2014
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Abbiamo di recente visto che le compravendite immobiliari legate al ramo non abitativo siano in forte ridimensionamento, nel nostro Paese, a causa della crisi economica. Quello degli uffici è il settore che risente di più della congiuntura economica sfavorevole. Un consulente o un libero professionista che avvia una nuova attività, se non ha necessità di frequenti contatti con il pubblico, può temporaneamente sfruttare una porzione di casa propria: ma non è certo l'ideale. Quale soluzione per dotarsi di un ufficio funzionale e confortevole, risparmiando? Vediamo insieme due soluzioni: l'affitto condiviso con altri liberi professionisti e il co-working.

 

Nel disastrato mercato immobiliare delle compravendite è il comparto dedicato alle aziende quello che, durante l'ultimo anno (ma già nei precedenti) ha risentito maggiormente della congiuntura negativa per la nostra economia.

Meno di 40.000 transazioni nel 2013, considerando il mercato delle vendite di immobili ad uso diverso dall'abitazione. Cifre in netto ridimensionamento rispetto al 2012, anno tra l'altro già di calo notevole. Se il comparto che tiene meglio è quello dei capannoni artigianali e industriali (-7,7%), più negativi risultano i dati riferiti ai negozi (-9,3%); quello più evidente, comunque, è senza dubbio il tonfo registrato dalle vendite di uffici (-10,8%).

Valori che rendono merito di quanto oggi, per un neoimprenditore che intenda dare il via ad una nuova attività, la scelta dell'acquisto degli spazi nei quali lavorare sia sempre meno frequente. Percepita troppo rischiosa, in generale, e spesso ancora troppo onerosa, nonostante i ribassi (a volte piuttosto importanti) dei prezzi di vendita negli ultimi anni. Pensiamo ad un libero professionista che desideri avviare una attività in proprio: un consulente, un architetto, un geometra o un ingegnere, ma anche un dentista, un fisioterapista, un oculista, etc. Almeno in una fase iniziale è senz'altro ragionevole stare dalla parte sicuro e prudenzialmente evitare l'acquisto del locale dove esercitare la professione.

Meglio affidarsi ad una soluzione più flessibile, che permetta di avere a disposizione un ufficio più o meno strutturato, a seconda dell'attività e dell'esigenza di contatto con la clientela, ma che non comporti un investimento da portarsi dietro negli anni. Una scelta che risulti meno impegnativa, perché si conserva la possibilità di dare disdetta dal contratto relativo agli spazi ove esercitare l'attività, qualora le cose non andassero come si spera (come si dice: speriamo bene, ma non si sa mai!). Ma anche, a volte, l'unica via possibile, soprattutto se la banca non permetta al nostro imprenditore di accendere il mutuo necessario ad acquistare i muri.

Per una piccola attività la gestione dei costi è fondamentale: perché affogare in inutili spese piuttosto che dedicare le risorse disponibili alla pubblicità e agli investimenti di marketing, che aiutano a fare fatturato? Per questo, se il tipo di attività lo permette, il nostro libero professionista potrà trovare la giusta location per l'ufficio minimizzando i costi.

 

1) Lavoro da casa / telelavoro

La soluzione più immediata è, ove possibile, il classico lavoro da casa: adibire una o più stanze alla propria attività è quanto di più economico. Il computer e la rete internet hanno fatto miracoli e un sacco di professioni che un tempo potevano svolgersi solo in determinati contesti, per necessità di strumentazioni o a causa di esigenze di interrelazione con altri professionisti o con enti pubblici o privati, ora possono tranquillamente essere svolte con il telelavoro. Connessione wi-fi e il gioco è fatto. Tuttavia, di frequente la propria casa (per questioni di spazio) non permette di adibire una o più stanze all'esercizio della propria professione.

 

2) Locazione di un immobile ad uso promiscuo

Una valida alternativa, soprattutto se ci si sta trasferendo in una nuova città e si vuole limitare il costo dell'affitto, è quella di unire gli spazi di casa con quelli di lavoro: l'affitto di un immobile ad uso promiscuo (prevalente uso abitativo o prevalente uso diverso dall'abitazione, a seconda delle esigenze) è senz'altro una soluzione che permette di dare risposta con un unico contratto all'esigenza abitativa e a quella lavorativa. Il tutto potendo scegliere l'ambiente che sia dimensionato nella maniera più appropriata rispetto alle proprie necessità personali e alle specifiche del lavoro che si deve svolgere. Unica accortezza: il proprietario deve esserne a conoscenza e il contratto deve riportare chiaramente l'utilizzo promiscuo.

 

3) Co-working

Spesso, però, ad unire casa e lavoro le distrazioni rischiano di essere eccessive: i figli che ti entrano in stanza ogni minuto, la moglie o il marito (o peggio i suoceri) che sbraitano... Ma anche uno stile di vita "particolare" (pensiamo a chi è decisamente troppo disordinato!) mal si potrebbe conciliare ad un'adeguata accoglienza della clientela. Oppure ancora, più frequentemente, potrebbe risultare indispensabile trovare una location separata rispetto alla propria abitazione per questioni di raggiungibilità o di impossibilità ad inserire lo spazio lavorativo in un ambiente domestico (necessità di sala riunioni, di sala meeting, etc.).

In questo caso, è il co-working la soluzione più innovativa. Nato nelle grandi metropoli statunitensi ma ormai in via di diffusione anche nelle principali città italiane, consiste nel noleggio una postazione di lavoro in uno spazio condiviso con altri professionisti, che temporaneamente si appoggiano in quella sede lavorativa. Allacciamenti ovviamente già effettuati e utenze attive e disponibili; connessione internet, fax e macchinari d'ufficio già presenti, macchina del caffè e spesso saletta ristoro, talvolta una sala meeting; in alcuni casi, persino un servizio di segreteria con domicilio postale e consulenza tecnica e legale. Strumento economico, se si tiene conto dei tanti servizi che la condivisione permette e che altrimenti sarebbero alla portata solamente delle aziende medie o grandi. Non da meno, il network di professionisti che si può trovare nelle scrivanie circostanti, in questi moderni spazi condivisi, può creare facilmente sinergie lavorative proficue, oltre che amicizie e nuove conoscenze interessanti.

 

4) Affitto di un ufficio in condivisione

La soluzione che mescola perfettamente economicità, flessibilità e stabilità di location. Infatti, se il professionista si sa gestire autonomamente e non ha eccessive esigenze dal punto di vista delle dotazioni d'ufficio, risulta più conveniente rispetto al co-working. Così come permette un arredamento più ricercato e su misura, oltre che una possibilità di condividere i locali ad uso ufficio con una selezionata cerchia di professionisti.

Capitolo risparmio. Affittare un ufficio può essere piuttosto oneroso, se l'attività è micro-imprenditoriale (es: impresa individuale, o al più con uno o due collaboratori). Nelle principali città, soprattutto, gli affitti di uffici in location centrali o nei centri direzionali delle periferie terziarie attrezzate possono essere davvero difficili da sostenere. Questo, nonostante il comparto uffici abbia ridimensionato molto le pretese in termini di canone di locazione: l'Ufficio Studi Solo Affitti ha registrato cali nei valori di prezzo degli affitti di uffici pari al -4,0% tanto nel 2011 quanto nel 2012, con un ribasso ancor più pronunciato nel 2013 (-5,8%). Quotazioni che, in media in Italia, si aggirano sui livelli dei canoni di una abitazione. Ma che, soprattutto in certe zone (quelle più "business intensive") e in certe città (Roma e Milano su tutte), possono raggiungere valori importanti.

Per questo, la scelta di un ufficio di metratura più elevata (es: un 3 vani o un 4 vani) con condivisione degli spazi con altri uno o due professionisti può risultare una scelta vincente. La figura mostra un breve calcolo che il consulente o il libero professionista che opera in città come Milano o Roma può fare tenendo conto delle statistiche 2013 fornite da Solo Affitti.

2014-07 Ufficio condiviso o co-working Come il professionista può risparmiare sullo studioQualche consiglio su come fare?

Innanzitutto, se possibile, cercare di scegliere professionisti con i quali condividere gli spazi che esercitino attività simili alla propria. Questo anche e soprattutto per ripartire quanto più equamente e meno litigiosamente possibile le spese condominiali e la tassa sui rifiuti (quest'ultima, in particolare, molto varia a seconda del tipo di attività svolta).

Sul fronte contrattuale le soluzioni possibili sono molte e dipendono tanto dalle esigenze del proprietario dell'immobile quanto dalle necessità e dalla disponibilità economica dell'imprenditore che risulta inquilino dell'ufficio. Mettiamoci nei suoi panni per vedere tre possibilità contrattuali.

 

A) Contratto di locazione dell'ufficio intestato al professionista, che poi effettua una sublocazione di porzione d'immobile agli imprenditori suoi coinquilini

Occorre prestare attenzione, in questo caso, che nel contratto di locazione dei muri il locatore non abbia inserito una clausola nella quale non permetta la sublocazione: questa, infatti, normalmente è esclusa.

Un grosso vantaggio di questo schema contrattuale è quello di poter decidere autonomamente se condividere gli spazi con altri e, se sì, con chi e con quanti altri professionisti e consulenti.

Da mettere in conto la possibilità che non permanentemente si riesca a trovare un sublocatario e, di conseguenza, che le spese di affitto possano risultare tutte in capo al nostro geometra o consulente.

 

B) Contratto di locazione dell'ufficio cointestato a più professionisti contemporaneamente

Il contratto di affitto cointestato è una soluzione particolarmente valida per studi associati, con rapporti già consolidati tra i professionisti che condividono i locali ad uso ufficio.

Bisogna stare attenti alla componente economica: se uno o più dei coinquilini se ne va, il contratto (a meno di disdetta di tutti) rimane in capo agli altri coinquilini, che si devono accollare una spesa pro-capite superiore a prima (essendo solidalmente responsabili per l'intero canone di locazione). Ovviamente, trovando un nuovo coinquilino che rimpiazzi il precedente si riesce a mantenere una sostenibilità delle spese adeguata.

 

C) Più contratti di locazione per porzioni d'immobile relativi all'ufficio condiviso, tra loro distinti ed autonomi

Stipulare più contratti di locazione di porzione d'immobile per l'ufficio risulta probabilmente la scelta più complicata dal punto di vista della gestione per il proprietario, che deve considerare anche la possibilità di un periodo di sfitto per una o più porzioni in caso di disdetta di qualche professionista. Per questo il consiglio è sempre e comunque quello di avere un'agenzia immobiliare che lo supporti nella gestione degli affitti.

Ma garantisce, d'altra parte, la migliore trasparenza ai lavoratori autonomi che alloggiano nell'ufficio e al locatore stesso, che ha rapporti individuali con ciascuno di essi. La responsabilità dell'obbligazione economica nei confronti del proprietario risulta separata per il professionista rispetto ai coinquilini e il risparmio rispetto ad un ufficio affittato in solitaria è garantito: ecco perché questa formula appare particolarmente valida.

Presentazione Autore
Andrea Saporetti

Laureato in economia, da sempre interessato a qualsiasi cosa sia misurabile. L'innata passione per la statistica e lo stile descrittivo a metà tra il magniloquente ed il prolisso fanno di lui il blogger più alternativo dell'ultimo decennio. L'impegno nel volontariato e la passione per la letteratura russa completano la sua immagine giovane e dinamica.


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  • luisa

    salve,ho un capannone di 1200mq lo uso per la mia attività una srls di cui sono l'amministratrice,vorrei (dovrò chiedere consenso del padrone del capannonea cui pago l'affitto) subaffittare 700mq ,ma non ho idea come funziona dal lato legale,ossia devo registrare il contratto all'agenzia delle entrate? il contratto come verrà stipulato? dovrò figurare io come colui che dà in sub affitto parte del locale? l'affitto percepito mi servirà per pagarmi l'affitto di un appartamento e pagarmi la rata di un prestito,il contratto lo posso intestare a me come persona fisica oppure a nome della mia società ? altra domanda ho purtroppo dei debiti verso privati l'affitto che andrò a percepire è pignorabile ? cosa mi consiglia perchè non possa essere pignorato,grazie.

  • Buongiorno Luisa, per subaffittare il capannone deve sicuramente chiedere l'autorizzazione al proprietario; quindi se venisse concessa allora il contratto deve essere regolarmente registrato. il contratto è libero tranne per la durata che non può essere superiore alla durata del suo contratto principale. Quindi se il contratto principale è intestato alla società lei lo firma come amministratore, ma il reddito percepito va dichiarato e considerato come reddito della società, non personale.

  • Massimo FEDERICO

    Gentile Dr.Saporetti ,mi chiamo Massimo e lavoro come segretario presso lo studio privato di un Medico .L'attività intramoenia viene svolta nell'appartamento di proprietà del professionista, nel quale è anche domiciliato ,composto da diverse stanze delle quali alcune inutilizzate.Da qualche tempo, si stà valutando l'opportunità di locare le stanze a dei colleghi per poter ricavare delle somme di denaro atte al pagamento delle spese di gestione dello stesso ( ad es.condominio,pulizie ambienti comuni,utenze,imposte,etc.etc.).A questo servizio di locazione ,il Professionista vorrebbe affiancare anche un servizio completo di segreteria con personale,telefono,connessioni internet,fax,fotocopiatrice ; in quale forma giuridica potrebbe realizzare quanto esposto,considerando che non puo' fatturare in quanto dipendente Ospedaliero ? La ringrazio anticipatamente per i consigli.

  • Gentile Massimo, a questo punto si tratta di una sorta di noleggio degli spazi e dei servizi centralizzati; per cui dovrebbe esserci una relativa fatturazione da parte di una società che abbia nell'oggetto sociale la possibilità di gestire anche noleggio spazio e servizi. Quindi se come professionista ospedaliere non può aprire una partita Iva dedicata dovrebbe affidarsi a qualcuno di esterno.

  • Alessandro

    Ciao, volevo prendere in affitto una casa per realizzarci un coworking, praticamente subaffittando a lavoratori che presumibilmente prendono una stanza per un giorno alla settimana. Quali sono le forme giurico-fiscali che me lo permetterebbero in maniera più agevole? Grazie

  • Gentile Alessandro se parliamo di utilizzo per lavoro, dovrebbe prendere in affitto non un immobile abitativo, bensì un ufficio o negozio. Quindi dovrebbe specificare l'uso che vuole farne alla proprietà e inserire nel suo oggetto sociale la possibilità di concedere spazi e/o postazioni. Dovrà poi confrontarsi con l'ufficio tecnico di competenza per eventuali particolari autorizzazioni.

  • Roberta

    B giorno sono la legale rappresentante di un centro fisioterapico e tre ore la settimana concedo un ambulatorio del centro per fare visite medico sportive a dei dottori cardiologi che rilasciano regolari fatture per le loro visite, preciso che il mio centro e’ Autorizzato ad eseguire medicina sportiva. Finora non ho fatto pagare nessun affitto ai tre dottori in quanto molto conosciuti e puntando sul fatto che portando diverse persone alcentro potessero aumentarne la visibilità. Ma da un punto di vista legale e di agenzia delle entrate sono regolare o e’ necessario istituire un contratto di locazione ma in questo caso il compenso richiesto da me sarebbe zero, in quanto non ho mai richiesto denaro per l’affitto. Ti chiedo gentilmente una risposta in quanto vedo che sei un professionista molto preparato e le persone con cui mi sono confrontata sono molto confuse. Grazie mille

  • Buongiorno gentile Roberta, direi che se non percepisce alcun affitto sarebbe in ogni caso più corretto regolarizzare la sua posizione stipulando un contratto di comodato ad uso gratuito che specifica le modalità e magari anche i tempi di questo accordo. In questo modo lei può documentare la sua posizione rispetto ai professionisti.

  • clotilde tomei

    Buonasera, sono proprietaria di un piccolo immobile A10 che ho concesso in comodato d'uso (registrato regolarmente) a un'Associazione culturale di cui sono presidente. L'associazione attualmente non utilizza tutti i giorni lo spazio dell'immobile (una stanza, piccolo angolo cottura e bagno) e avrei pensato di concedere in "affitto" (non so che tipo) per alcuni giorni o pomeriggi a settimana fissi a una persona che intende svolgere attività educativo-culturale a pagamento, quindi non conciliabili con l'Associazione.
    Posso farlo? E' necessario modificare il comodato d'uso limitando i giorni di utilizzo dell'Associazione? Che tipo di affitto mi può tutelare per il futuro? Grazie mille.

  • Gentile Clotilde, se ha concesso l'intero immobile ora al limite potrebbe essere l'associazione a concedere a sua volta lo spazio. Quindi dovrebbe modificare certamente il contratto principale con l'associazione. Inoltre rispetto all'affitto si può limitare lo spazio più che le giornate, perchè in questo secondo caso si sconfina nella normativa del noleggio spazi, per il quale deve verificare le normative comunali in materia.

  • Andrea

    Buonasera,
    Sono proprietario di un immobile a10 affittato in passato a professionisti. Adesso vorrei riservarmi 3 vani ad uso personale e subaffittare due vani ad uno studio legale.
    Come va gestita l’intestazione delle utenze? Posso chiedere ad ENEL un conto a me intestato (privato) e poi conteggiare nel canone di locazione con l’avvocato una quota forfait a copertura delle utenze o c’e il rischio di contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate?

  • Gentile Andrea, essendo proprietario non può parlare di subaffitto, ma di affitto di porzione di bene; quindi può intestare lei le utenze e poi suddividere le spese con gli altri professionisti.

  • vittorio

    Qualora un libero professionista titolare di regime agevolato ( 5% e tetto massimo 30.000) volesse stipulare un contratto di comodato d'uso gratuito di porzione di stanza in uno studio già avviato di geometri ( possessori di p.iva) potrebbe perdere le agevolazioni ?? Se si, perchè ?
    Grazie mille

  • Gentile Vittorio, come comodato non paga importi di canone da portare in deduzione come spese per l'attività, quindi non dovrebbe incidere sul conteggio finale.

  • Roberto

    Buongiorno, con la nostra società abbiamo affittato da una procedura concorsuale un capannone più una palazzina uffici che al momento non utilizziamo. Il contratto di locazione proibisce il subaffitto.

    E' possibile destinarne una parte al coworking?

    Ringrazio e saluto.

    Roberto.

  • Gentile Roberto, potreste affittare parte degli spazi ma come attività di coworking se compatibile ed inclusa nell'oggetto sociale della vostra attività.

  • Riccardo

    Buongiorno. Un collega utilizza il suo appartamento con uso promiscuo (abitazione/studio osteopatico). E' possibile sottoscrivere un comodato d'uso gratuito che permetta anche a me di usufruire del suo immobile per attività di massoterapia? Oppure essendo l'immobile destinato a residenza anche dei famigliari non è possibile? Grazie
    Riccardo

  • Gentile Riccardo, l'uso prevalente dell'immobile deve rimanere abitativo; quindi se utilizza lo stesso spazio o un altro spazio minoritario, dovrebbe verificare che può farlo in ogni caso all'interno di un immobile con destinazione d'uso abitativa.

  • Beatrice

    Buongiorno, approfitto della sua competenza per porre un quesito.
    Ho una casa singola, unico civico, divisa in due appartamenti collegati da una scala interna con accessi indipendenti dall'esterno.
    Sotto affittavo come B&B, vivendo al primo piano. Ora abbiamo cessato l'attività ma, vorremmo affittare il piano terra (rivedendo l'arredo ) come studio condiviso giornaliero a naturopati, psicologi, professionisti, che abbisognino di una base saltuariamente.
    L'immobile è accatastato A2. Vorrei chiedere se questo è consentito, senza cambiare destinazione d'uso e se il reddito derivante
    va dichiarato emettendo normale ricevuta per locazione giornaliera, come facevo col B&B.
    Grazie molte
    Beatrice

  • Gentile Beatrice non ci sarebbe più un uso abitativo e quindi dovrebbe informarsi circa la possibilità di un cambio di destinazione d'uso; magari contattando l'ufficio tecnico può approfondire la questione legata alla possibilità che tali attività possono essere svolte all'interno di un immobile abitativo, ma chiaramente si parlerebbe di un contratto di affitto e non di affitto giornaliero.

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